I Prorenata Journals ärendehanteringssystem kan olika typer av ärenden hanteras, exempelvis kränkningar. Systemet är helt integrerat med övrig dokumentation och med samma starka sekretesskydd. Ärendena är både konfigurerbara samt utbyggbara, och det finns fullt stöd för hantering av olika processer i enlighet med skollagen och Skolverkets anvisningar.
Brita Pantzar är en av Prorenatas kunniga projektledare. Brita har hjälpt många kundorganisationer att starta upp elevhälsans samlade dokumentation i Prorenata Journal och ärendehantering av kränkningar.
Vi tog en liten pratstund med Brita för att höra mer om hur det fungerar att hantera kränkningar i systemet.
Är det vanligt att organisationer dokumenterar kränkningar i Prorenata Journal?
– Ja, när en kommun får veta att möjligheten finns i systemet brukar de bli glada. Det är alltid skönt att samla så mycket information som möjligt i samma system och faktiskt slippa kostnaden för inköp av parallella verktyg.
Vilken är din erfarenhet av hur kunderna upplever det?
– Positivt att få den samlade bilden kring eleven. Bra att kunna följa upp kränkningsärenden med hjälp av rapportverktyget. Även att kunna uppdatera huvudman med hjälp av våra automatiska rapporter via e-post.
Kan du kort beskriva hur flödet kan se ut?
– Organisationen bygger upp sin anmälan med hjälp av Prorenatas mallverktyg. Det är viktigt att tänka till hur mallen ser ut för att få ut en bra statistik i andra änden, att man lägger in de parametrar som är viktiga såsom plats för händelsen, typ av kränkning etc. När mallen är klar kopplar vi den till ett kontaktformulär i systemet och detta webbformulär kan sedan placeras där organisationen önskar, utanför Prorenata Journal. Det möjliggör för all personal att kunna skicka in en kränkningsanmälan, oavsett om man är användare i systemet eller inte. Formuläret kommer till en funktionsbrevlåda och kan där bli starten på ett kränkningsärende. I ärendet fortsätter sedan dokumentationen med en utredning och en handlingsplan t ex.
Alternativt startar man ett kränkningsärende inne i Prorenata Journal på sedvanligt sätt.
I rapportverktyget skapas sedan en rapportmall baserad på anmälan. Rapportmallen kan användas av exempelvis rektorer för att se hur det ser ut på den egna skolan, alternativt på central nivå för att se mönster i kommunen/organisationen. Rapporten kan med önskad intervall också automatgenereras, till exempel till huvudman.
Vad kan vara bra att tänka på om man funderar på att dokumentera kränkningar i Prorenata Journal?
– Att tänka igenom vilken information som är viktigt att kunna få ut i form av rapporter och statistik. Den informationen måste ju matas in på ett bra sätt och ligger till grund för hur mallen byggs upp.
Hanteringen av kränkningar och andra ärendetyper i Prorenata Journal underlättar för många organisationer. Som någon av våra många användare sa; “Det är så skönt att jag som rektor får all information kring eleven samlad i ett och samma system!”