I Prorenata Journals ärendehanteringssystem kan olika typer av ärenden hanteras, exempelvis kränkningar. Systemet är helt integrerat med övrig dokumentation och med samma starka sekretesskydd. Ärendena är både konfigurerbara samt utbyggbara, och det finns fullt stöd för hantering av olika processer i enlighet med skollagen och Skolverkets anvisningar.
Brita Pantzar är en av Prorenatas kunniga projektledare. Brita har hjälpt många kundorganisationer att starta upp elevhälsans samlade dokumentation i Prorenata Journal och ärendehantering av kränkningar.
Vi tog en liten pratstund med Brita för att höra mer om hur det fungerar att hantera kränkningar i systemet.
Är det vanligt att organisationer dokumenterar kränkningar i Prorenata Journal? – Ja, när en kommun får veta att möjligheten finns i systemet brukar de bli glada. Det är alltid skönt att samla så mycket information som möjligt i samma system och faktiskt slippa kostnaden för inköp av parallella verktyg.
Vilken är din erfarenhet av hur kunderna upplever det? – Positivt att få den samlade bilden kring eleven. Bra att kunna följa upp kränkningsärenden med hjälp av rapportverktyget. Även att kunna uppdatera huvudman med hjälp av våra automatiska rapporter via e-post.
Kan du kort beskriva hur flödet kan se ut? – Organisationen bygger upp sin anmälan med hjälp av Prorenatas mallverktyg. Det är viktigt att tänka till hur mallen ser ut för att få ut en bra statistik i andra änden, att man lägger in de parametrar som är viktiga såsom plats för händelsen, typ av kränkning etc. När mallen är klar kopplar vi den till ett kontaktformulär i systemet och detta webbformulär kan sedan placeras där organisationen önskar, utanför Prorenata Journal. Det möjliggör för all personal att kunna skicka in en kränkningsanmälan, oavsett om man är användare i systemet eller inte. Formuläret kommer till en funktionsbrevlåda och kan där bli starten på ett kränkningsärende. I ärendet fortsätter sedan dokumentationen med en utredning och en handlingsplan t ex.
Alternativt startar man ett kränkningsärende inne i Prorenata Journal på sedvanligt sätt.
I rapportverktyget skapas sedan en rapportmall baserad på anmälan. Rapportmallen kan användas av exempelvis rektorer för att se hur det ser ut på den egna skolan, alternativt på central nivå för att se mönster i kommunen/organisationen. Rapporten kan med önskad intervall också automatgenereras, till exempel till huvudman.
Vad kan vara bra att tänka på om man funderar på att dokumentera kränkningar i Prorenata Journal? – Att tänka igenom vilken information som är viktigt att kunna få ut i form av rapporter och statistik. Den informationen måste ju matas in på ett bra sätt och ligger till grund för hur mallen byggs upp.
Hanteringen av kränkningar och andra ärendetyper i Prorenata Journal underlättar för många organisationer. Som någon av våra många användare sa; “Det är så skönt att jag som rektor får all information kring eleven samlad i ett och samma system!”
Prorenata och Schrems II
26 augusti, 2020
Under sommaren avgjordes ett mycket viktigt mål i EU-domstolen. Målet, kallat Schrems II efter Max Schrems, en österrikisk jurist och integritets-förespråkare. Schrems stämde Facebook för att de överför personuppgifter till USA, vilket enligt Schrems står i strid med GDPR. Efter flera år har målet nått EU-domstolen som dömde till Schrems fördel.
Denna dom har vida konsekvenser för alla IT-system som på något sätt behandlar persondata (vilket är i stort sett alla IT-system). I och med domen så ogiltigförklaras Privacy Shield, den huvudsakliga juridiska mekanism som används för att säga att det är ok att lagra och bearbeta europeisk persondata i USA. För mer information om Schrems II-domen och konsekvenserna för överföring till tredje land rekommenderas de utmärkta analyserna av firman Tech Law.
Vad innebär detta för Prorenatas kunder?
Prorenata Journal har under hösten 2019 flyttat sina servrar till Sverige och lagrar sedan dess känslig persondata på svenska servrar. Detta gjordes dels för att förekomma frågetecken till den amerikanska lagen CLOUD Act och dess inverkan på hur data lagras, men också för att förekomma Schrems II-målet och den misstänkta utgången att Privacy Shield skulle ogiltigförklaras.
Vi välkomnar tydligheten i EU-domstolens utlåtande och upplever att det ger en tydligare karta att förhålla sig till. Vi vet att många organisationer nu ser över sina verksamhetssystem så som Office 365 eller GSuite i ljuset av Schrems II och CLOUD Act. Prorenata investerar kraftigt i att möta de utmaningar som finns i att leverera en helsvensk molntjänst som arbetar med känslig data 2020 och vi tar gärna en dialog kring hur vi bäst kan möta era behov.
Uppdatering 2021-12-17: Tidigare stod det i artikeln att vi höll på att se över alla våra underbiträden för att se om någon använde Privacy Shield som juridisk konstruktion. Detta arbete är nu avklarat och vi har inte längre några tjänster där detta är fallet.
Hej Gunilla Gadd!
16 juni, 2020
Under parollen ”Hej där användare” kommer vi med jämna mellanrum presentera en användare av Prorenata. Denna gången är det Gunilla Gadd från Helsingborg.
Det är en annorlunda vår vi lämnar bakom oss. I och med coronapandemin har förutsättningarna för många av våra vanliga rutiner och arbetssätt förändrats. Prorenata ringde upp Gunilla Gadd för att höra hur hon har upplevt de senaste månaderna.
Gunilla är skolsköterska på Tycho Braheskolan, en gymnasieskola i Helsingborg, och har arbetat som systemförvaltare för Prorenata sedan 2017.
Vilka utmaningar har ni upplevt i dessa corona-tider? Vad har varit svårt eller problematiskt?
– Att hålla kontakten med eleverna. Många nyanlända, ensamkommande elever har skolan som sin fasta punkt och det behövs lite extra kontakt med dem. En del elever har tappat sin planering och struktur när skolan stängde, och det har också krävt lite extra arbete och extra kontakt. Även bristen på sociala kontakter har varit tufft för många elever.
Hur har ni jobbat under denna period?
– Samtliga hälsosamtal har genomförts, först via Google Meet och sedan via Prorenatas funktion Säkert Videomöte. Inte en enda elev har uteblivit från digitalt möte! Det är verkligen anmärkningsvärt med 100% deltagande vid hälsosamtal, och det digitala mötet har upplevts mycket positivt bland eleverna.
Kontakten med skolan är viktig och cirka 10 personer i personalen har varit kvar på skolan. Samtliga har varit tillgängliga per telefon hela dagarna och teamet har dagligen haft uppföljande möten kring eleverna. Många elever är kontaktsökande och ringer, och några elever med gångavstånd till skolan har även kommit på fysiskt besök.
”Det går alldeles utmärkt att mötas digitalt.”
Vilka lärdomar har ni dragit?
– Att det går alldeles utmärkt att mötas digitalt. Det främjar kontakten med elever med hög skolfrånvaro, och de har blivit mer delaktiga när de getts möjlighet till digitala möten.
Har du några tips som du kan dela med dig av?
– Skriv ut hälsoenkäten eller det material du behöver till mötet, och var väl förberedd. Säg till eleven att sätta på kameran, mycket viktigt att observera elevens uttryck i samband med frågorna.
Är det några funktioner i Prorenata som varit extra bra?
– Säkert Videomöte! Att all dokumentation är samlad, och att elevakten går att nå via samma inlogg.
Hur har kommunikationen er kollegor emellan fungerat?
– Vi har haft avstämningsmöten via Google Meet en gång i veckan och dagliga fysiska möten med kollegorna på skolan. Det har också skickats en del meddelanden i Prorenata.
”Jag tror att i kommande större projekt kommer fler möten att ske digitalt.”
Tror du att några arbetssätt kommer att förändras efter Corona? Hur i så fall?
– Mer öppenhet för digitala lösningar. Det är ett bra arbetssätt för elever med hög frånvaro och öppnar upp för möjlighet till spontana videomöten. Jag tror att i kommande större projekt kommer fler möten att ske digitalt.
Ett forum för våra användare
27 maj, 2020
Nu vill vi göra det enklare för användare av Prorenata Journal att utbyta kunskap och erfarenheter med varandra. Prorenata Forum är ett eget community för Prorenatanvändare.
Sedan en månad tillbaka har vi bjudit in fler och fler användare till forumet som varje dag fylls på med fler spännande samtalsämnen och frågeställningar. Även Prorenata Labb har flyttat in i forumet och där postar vi nu skisser och idéer för framtida utveckling av Prorenata Journal.
För att bli medlem i forumet krävs en inbjudan. Kanske har din kollega redan blivit medlem och kan bjuda in dig. Annars kan du som är användare i Prorenata Journal vända dig till vår support så fixar de en inbjudan.
Nytt ansikte i supporten
25 maj, 2020
Vi vill presentera Amanda Wilson som är vår nya medarbetare på supporten. Amanda började på Prorenata i början av maj.
Amanda har en bakgrund som medicinsk sekreterare och har arbetat i flera olika journalsystem.
— Det skall bli kul att jobba på ”andra sidan” av ett journalsystem. Tidigare har jag varit en användare och nu kommer jag få möjlighet att hjälpa användare vilket känns spännande!
Amanda har även arbetat inom tillverkningsindustrin och har samlat på sig goda kunskaper i förbättrings- och förändringsarbete.
— Jag fick lära mig att det är viktigt att våga tänka nytt, en kunskap jag tagit med mig och haft stor nytta av genom åren.
På fritiden lever Amanda ett aktivt liv med familj och 2 katter av rasen Devon Rex. Är gärna ute i naturen och gillar att motionera.
— Det bästa jag vet är att starta min morgon med en lång härlig promenad eller en tur i löpspåret.
Vi hälsar Amanda varmt välkommen till Prorenata!
Nu kommer Prorenata Säkert Videomöte
29 april, 2020
I respons på den pågående pandemin och distansieringen släpper Prorenata nu ett säkert sätt att ha videomöten med elever och deras vårdnadshavare. Vi kallar det Prorenata Säkert Videomöte.
Prorenata Säkert Videomöte kommer successivt att lanseras under maj månad, med början för utvalda organisationer. För att underlätta arbetet för våra kunder under de rådande omständigheterna kommer vi att erbjuda tjänsten kostnadsfritt fram till sista augusti 2020.
Videomötet sker mellan en användare i Prorenata Journal och en elev eller vårdnadshavare som är registrerad med mail och mobilnummer i Prorenata Journal. Mobilnumret används för att erbjuda en säker tvåfaktorsautentisering. Allt sker krypterat över svenska servrar i enlighet med krav på integritet som ställs på medicinska system.
Massutskick av SMS
3 april, 2020
Med anledning av den nuvarande pandemin har många skolor ett behov att snabbt kunna sprida information. SMS är en perfekt kanal för snabb informationsspridning. För att möta våra kunders behov har vi därför skyndsamt tagit fram en funktion för att skicka SMS till alla vårdnadshavare och elever på en skola.
Massutskick av SMS är från och med idag tillgänglig för alla organisationer och precis som alla nya funktioner i Prorenata innebär detta ingen extra kostnad utöver den ordinarie SMS-taxan vid utskick.
Vi på Prorenata har sedan igår beslutat att förorda arbete hemifrån för att minska risken för smittspridning av det nya Corona-viruset. Av samma skäl kommer vi att vara restriktiva med fysiska kundbesök och förorda digitala möten.
Ta hand om er, var vaksam på symptom och tvätta händerna!
Swedish Edtech Industry
10 december, 2019
Vi är väldigt glada för att ha blivit medlemmar i branschorganisationen Swedish Edtech Industry. Vi hoppas kunna samverka bland annat om hur man ska kunna överföra information mellan system!
Vi bjuder på kaka! Kakorna kommer bland annat från Cloudflare, en tjänst som hjälper sidan ladda snabbare. Du kan läsa mer om hur vi använder kakor i vår Intigritetspolicy
